Diccionario de datos

PARTE II

Diccionario de datos

¿Que es un diccionario de datos?

Un diccionario de datos es una herramienta utilizada en el diseño de bases de datos y sistemas de información para organizar y describir los elementos de datos que se utilizan en un proyecto. Esencialmente, un diccionario de datos sirve como un repositorio centralizado de metadatos que proporciona información detallada sobre los datos que se utilizan en un sistema

Tipo de definición del diccionario de datos

Definición de Datos: Describe los datos en términos de su significado y propósito en el contexto del sistema. Esta definición proporciona una comprensión clara de qué representa cada dato y cómo se utiliza en el sistema.
Definición de Formato: Especifica el formato y la estructura de los datos, incluyendo el tipo de datos (por ejemplo, texto, número, fecha), la longitud máxima, el formato de presentación y cualquier otro detalle relevante.
Definición de Restricciones: Indica las restricciones o reglas que se aplican a los datos, como los valores permitidos, los rangos aceptables, las validaciones necesarias y cualquier otra condición que deba cumplirse para que los datos sean válidos.
Definición de Relaciones: Describe las relaciones entre diferentes elementos de datos, como las relaciones de clave primaria y clave externa en una base de datos relacional. Esta definición especifica cómo están conectados los datos y cómo interactúan entre sí
. Definición de Propósito: Explica el propósito y la función de cada elemento de datos en el contexto del sistema. Esta definición proporciona información sobre por qué se recopilan y utilizan los datos, y cuál es su contribución al funcionamiento general del sistema.
Definición de Responsabilidades: Identifica quién es responsable de mantener y gestionar cada elemento de datos, así como cualquier otra persona o función asociada con su uso y gestión en el sistema.
Definición de Permisos de Acceso: Especifica los permisos y niveles de acceso necesarios para trabajar con cada elemento de datos, garantizando que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos según sea necesario.

Ejemplo de diccionario de datos

Diccionario de Datos - Sistema de Gestión de Clientes

Cliente: Definición de Datos: Persona o entidad que utiliza los servicios de la empresa.

Definición de Formato: Texto alfanumérico.

Definición de Restricciones: Ninguna.

Definición de Relaciones: Se relaciona con las siguientes entidades: Pedidos, Facturas.

Definición de Propósito: Identificar a los clientes y gestionar sus datos y transacciones.

Definición de Responsabilidades: El departamento de ventas es responsable de mantener los datos de los clientes actualizados.

Definición de Permisos de Acceso: Solo los empleados autorizados del departamento de ventas tienen acceso para actualizar los datos de los clientes.

Nombre del Cliente:

Definición de Datos: Nombre completo del cliente.

Definición de Formato: Texto alfanumérico.

Definición de Restricciones: Máximo de 50 caracteres.

Definición de Relaciones: Se utiliza como clave de búsqueda en el sistema.

Definición de Propósito: Identificar al cliente de manera única.

Definición de Responsabilidades: El departamento de ventas es responsable de mantener actualizado el nombre del cliente.

Definición de Permisos de Acceso: Solo los empleados autorizados del departamento de ventas tienen acceso para visualizar y modificar el nombre del cliente.

Correo Electrónico del Cliente:

Definición de Datos: Dirección de correo electrónico del cliente.

Definición de Formato: Texto alfanumérico.

Definición de Restricciones: Debe seguir el formato estándar de correo electrónico.

Definición de Relaciones: Se utiliza para enviar notificaciones y comunicaciones al cliente.

Definición de Propósito: Comunicarse con el cliente de manera electrónica.

Definición de Responsabilidades: El departamento de ventas es responsable de mantener actualizado el correo electrónico del cliente

Definición de Permisos de Acceso: Solo los empleados autorizados del departamento de ventas tienen acceso para visualizar y modificar el correo electrónico del cliente

¿Cuál es la utilidad de un diccionario de datos?

El diccionario de datos es una herramienta fundamental en el diseño, desarrollo y gestión de sistemas de información, ya que proporciona una referencia detallada y centralizada sobre los datos utilizados en el sistema, lo que facilita la comprensión, la gestión y la toma de decisiones relacionadas con los mismos.

Algunas de las principales utilidades del diccionario de datos son:

Claridad y Consistencia: Proporciona una descripción clara y consistente de los datos utilizados en un sistema, lo que facilita la comprensión y el acuerdo común sobre su significado y uso.

Documentación Completa: Sirve como una fuente completa de documentación sobre los datos, incluyendo su definición, formato, restricciones, relaciones y otros detalles relevantes.

Referencia Centralizada: Actúa como un repositorio centralizado de información sobre los datos, lo que facilita el acceso y la gestión de la información para todos los miembros del equipo y partes interesadas.

Facilita el Diseño y Desarrollo: Ayuda en el diseño y desarrollo de sistemas de información al proporcionar una guía clara sobre la estructura de los datos y sus relaciones, lo que facilita la toma de decisiones y la implementación eficiente.

Apoyo a la Toma de Decisiones: Facilita la toma de decisiones informadas sobre el diseño, la implementación y el mantenimiento de los datos en el sistema, al proporcionar información detallada y actualizada sobre los mismos.

Gestión de Cambios: Permite gestionar los cambios en la estructura y definición de los datos de manera controlada y consistente, garantizando la integridad y la calidad de los datos a lo largo del tiempo.

Colaboración y Comunicación: Facilita la comunicación y colaboración entre los diferentes miembros del equipo, ya que proporciona una fuente común de información sobre los datos que se utiliza en el proyecto.

Software para diseñar interfaces de interacción con la base de datos

Microsoft Access: Herramienta de base de datos que permite diseñar formularios y vistas de datos para interactuar con la base de datos.
FileMaker Pro: Plataforma fácil de usar para crear interfaces de usuario personalizadas para interactuar con los datos.
Oracle Application Express (APEX): Permite crear aplicaciones web empresariales con interfaces de usuario interactivas.
PHPMyAdmin: Herramienta basada en web que proporciona una interfaz gráfica para administrar y trabajar con bases de datos MySQL.

Software para diseñar pantallas y salidas de sistemas

Adobe XD: Herramienta de diseño de experiencia de usuario (UX) y diseño de interfaces de usuario (UI) para crear prototipos interactivos y diseños de aplicaciones y páginas web.
Sketch: Aplicación de diseño vectorial utilizada para diseñar interfaces de usuario y experiencias de usuario.
Figma: Herramienta de diseño colaborativo basada en la nube para trabajar en proyectos de diseño de interfaces de usuario en tiempo real.
InVision: Plataforma de diseño y prototipado para crear prototipos interactivos, realizar iteraciones de diseño y obtener retroalimentación de los usuarios.

Estas herramientas son útiles para diseñar tanto las interfaces de interacción con las bases de datos como las pantallas y salidas de sistemas, dependiendo de las necesidades específicas del proyecto y las preferencias del equipo de diseño.